Dengan melihat
dokumentasi, seorang mampu mengingat kembali tentang berbagai prosedur dan
kegiatan operasi operasional yang telah ditetapkan. Dengan dokumentasi setiap
anggota karyawan menjadi lebih mudah untuk mengambil sebuah keputusan terkait
dengan peran dan tanggung jawabnya.
Dengan
dokumentasi (sebagai standar), seorang atasan akan mudah memantau kinerja
bawahan. Dokumentasi mampu meningkatkan konsistensi kinerja, sebagi contoh
dengan adanya buku panduan manual software, seorang karyawan akan lebih mudah
untuk mengaplikasikan software tersebut, bahkan akan memenimalkan resiko
terjadinya kesalahan (error).
Dengan
dokumentasi secara tertulis, proses pengendalian terhadap komponen system
informasi juga akan menjadi lebih mudah. Jadi, dengan dokumentasi yang baik
sebuah organisasi akan mampu meningkatkan kualitas kinerja, khususnya dalam
bertindak dan mengambil sebuah keputusan.
Dokumentasi
dapat digambarkan menggunakan fiagram alir, aliran system, flowchart yang
menjelaskan prosedur dan proses kegiatan operasional. Sebuah dokumentasi yang
baik seharusnya dapat menjelaskan informasi 5 W 1 H, yaitu :
1. What,
Menjelaskan prosedur apa yang digambarkan dalam sebuah dokumentasi
2. Who,
Menjelaskan siapa saja pihak yang terkait dalam sebuah prosedur aktivitas.
3. Where,
Menjelaskan dimana prosedur / rangkaian aktivitas dilaksanakan.
4. When,
Menjelaskan kapan sebuah aktivitas dalam sebuah prosedur dilakukan.
5. Why,
Menjelaskan rasionalitas mengapa sebuah aktivitas dilakukan.
6. How,
Menjelaskan logika bagaimana sebuah prosedur berjalan.
